Vrijwilligersbeleid bij Cartouche: Iedereen doet mee!

Meer dan 1000 vrijwilligers op bijna 2000 leden!

Inleiding

In 2010 werd het vrijwilligerswerk bij Cartouche door tientallen steeds dezelfde vrijwilligers uitgevoerd. Gevolg: veel werk werd door weinigen gedaan. Veel mensen hadden het idee nooit gevraagd te worden, er waren insiders en outsiders. Het Bestuur had daarnaast nog veel meer taken die gedaan moesten worden, maar wist niet wie ze hiervoor kon benaderen. Het Bestuur benoemde een projectleider om vraag en aanbod in kaart te brengen.

Resultaten

We hebben meer dan 1000 vrijwilligers. Bij de start van het seizoen wordt per team gecheckt of een van de ouders van de kinderen uit de jeugdteams een taak verrichten. Zo niet, dan worden ze uitgenodigd voor het schoonmaakteam dat 3 x per seizoen het hele clubhuis van binnen en buiten schoonmaakt.

We kennen slechts 30 inactieven. Dit zijn mensen die door omstandigheden geen bijdrage kunnen leveren, maar ook enkele zogenaamde freeriders. De cultuur is dat iedereen meewerkt en als je dat niet doet ben je eigenlijk een outcast.

We mogen trots zijn maar het is ook veel administratief werk om alle wijzigingen bij te houden, op te volgen en de historie op te slaan. We hebben een vacatureproces voor alle commissiefuncties. Hier wordt altijd op gereageerd. Bijna nooit problemen met vacatures. We doen ook het nodige aan erkenning. Ieder kwartaal worden alle mutaties in vrijwilligerswerk vermeld in de rubriek Bedankt en Welkom van onze glossy het Cartouche Magazine. Daarnaast elk nummer ruim aandacht voor een aantal vrijwilligers. Ook hebben we een Cartouche Speld voor bijzondere vrijwilligers, die jaarlijks uitgereikt wordt en waarvoor alle leden nominaties kunnen aanleveren. We hebben een jaarlijkse ‘Dank Je Wel Avond’ voor alle vrijwilligers en besteden ruimschoots aandacht aan het belang hiervan.

Aanpak

Als eerste werd een functiehuis gebouwd. Welke functies zijn er eigenlijk binnen een hockeyclub? Wat moet er allemaal gedaan worden, hoeveel uur kost dat? Daarnaast werd gekeken naar onze leden, wat zijn dat voor leden? We kennen senioren, veteranen, zwerfleden etc. Wie zou welke bijdrage moeten leveren? Besloten werd dat de nadruk zou moeten liggen op de ouders van kinderen onder de 18 jaar. Zij leggen het meeste beslag op de club en van hen zou dan ook meer verwacht kunnen worden.
Vervolgens is gekeken wat voor soort club wij willen zijn. Wij zijn een familieclub waar iedereen wordt geacht actief deel van uit te maken. Dit maakte dat wij niets uitbesteden maar alles zelf doen, zo ook de bar.

Om de leden en ouders duidelijk te maken hoe wij werken is er een vrijwilligersprotocol opgesteld dat als leidraad voor alle leden geldt. Hierin staat duidelijk vermeld wat van elk lid of elke ouder verwacht wordt. We hebben dit onderverdeeld in oudertaken en vrijwilligerstaken.

Ieder nieuw lid – onder de 18 jaar de ouders – wordt automatisch ingedeeld achter bar, ontvangsttafel of in schoonmaakteam. Functies in de organisatie worden vacant gesteld en hier kan men op solliciteren. Ouders doen deze taken (of andere) totdat het jongste kind 18 jaar is. Het gehele jaar worden de mutaties in Lisa verwerkt zodat alle vrijwilligers goed geregistreerd staan.

Voor meer informatie over het vrijwilligersbeleid bij Cartouche kun je kijken op hun website.