Let’s Roll: succesvolle werving vrijwilligers Hockeyvereniging Abcoude

‘Al voor de zomervakantie zijn we klaar voor het nieuwe seizoen!'

Inleiding

Zoals veel organisaties en (sport)verenigingen, kampte ook Hockeyvereniging Abcoude met een aanhoudende vraag naar meer vrijwilligers. Geïnspireerd door het filmpje van de KNVB ‘Back to Basics’ en de ‘Witte rook sessie’ van AthenA, heeft het bestuur zijn leden op een uiterst efficiënte en effectieve manier gevraagd zich te ‘verenigen’ binnen hun vereniging en daar ook eigen verantwoordelijkheid in te dragen.

Resultaten

• Op één dag worden alle teams van de verschillende jeugdlijnen binnen een uur voorzien van het noodzakelijke kader (zowel veld- als zaalhockey).
• Al voor de zomervakantie is duidelijk wie in het nieuwe seizoen waarvoor verantwoordelijk is.
• Aanmelding 124 nieuwe vrijwilligers voor allerhande functies.
• Een soepele, positieve start van het nieuwe seizoen.
• Bijkomend resultaat: verbeterde sportieve resultaten in de voorcompetitie.

Aanpak

Breng vrijwilligers samen op de club
Let’s Roll is een makkelijk hanteerbaar concept dat de vraag en het aanbod van vrijwilligers binnen een vereniging samenbrengt. Het uitgangspunt is dat veel mensen wel willen helpen, maar niet weten wat er zoal te doen is. Door dat duidelijk te maken en de mensen op de club samen te brengen, kan een enorm potentieel vrijwilligers worden vrijgemaakt.

Om welke vrijwilligerstaken gaat het?
Met Let’s Roll werft de club zowel mensen die zich structureel voor de vereniging inzetten als mensen die af en toe de handen uit de mouwen willen steken. Dat varieert van verschillende rollen rondom een jeugdteam, het surveilleren bij A- en B-feesten, het organiseren van activiteiten, commissiewerk, het verzorgen van communicatie tot het klussen in en rond het clubhuis.

Concrete invulling Let’s Roll

• Alle jeugdteams van het komende seizoen worden met hun ouders per brief uitgenodigd om op een dag in juni (ruim voor aanvang van het nieuwe seizoen) op de club aanwezig te zijn. In de brief wordt uitgelegd dat de vereniging alleen door de leden gezamenlijk in stand gehouden kan worden.
• Afmelden kan uitsluitend persoonlijk en onder vermelding van de rol of vrijwilligerstaak waar je voorkeur het komende seizoen naar uitgaat (de verschillende rollen en taken en de namen van de coördinatoren bij wie afgemeld kan worden, staan op de website van de club).
• Terwijl de jeugdteams het veld op gaan voor allerlei hockeyactiviteiten en een teamfoto, verdelen de ouders in het clubhuis de rollen rondom de teams en de overige vrijwilligerstaken. Vervolgens vullen ze deze in op het teamformulier dat wordt ingeleverd bij een lijncoördinator of bestuurslid. 

Waarom is Let’s Roll zo succesvol?
Het succes van Let’s Roll valt voor een groot deel te verklaren uit de groepsdynamiek. Als de rollen rond de teams eenmaal verdeeld zijn, blijft een aantal ouders met lege handen zitten. Door per team ook een lijst met andere vrijwilligerstaken te laten circuleren, zien zij in dat ook zij een steentje kunnen bijdragen. Door de setting speelt ook de sociale druk een niet te verwaarlozen rol.