HC Oranje-Rood voert succesvol VOG-beleid
Inleiding
HC Oranje-Rood wil een sociaal veilige vereniging zijn waar iedereen met veel plezier kan hockeyen. Het invoeren van een actief VOG-beleid is één van de instrumenten die de vereniging inzet om dit te bereiken. Sinds 2020 is iedereen die in zijn/haar (vrijwilligers)functie binnen de vereniging in contact komt met minderjarige jeugdleden, is verplicht voor aanvang van het nieuwe seizoen een geldige VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) te overleggen. HC Oranje-Rood maakt hiervoor gebruik van de Regeling Gratis VOG.
Resultaten
Voor aanvang van elk nieuw hockeyseizoen is het spitsuur voor de Privacy coördinator van HC Oranje-Rood om van alle (vrijwillige) trainers, coaches, managers en commissieleden een VOG in te zien. De vereniging heeft ruim 1.700 jeugdleden en tot nu toe zijn er 760 VOG’s gecontroleerd en verwerkt. Zonder het overleggen van een geldige VOG (niet ouder dan drie jaar), kan de vrijwilliger niet aan de slag. HC Oranje-Rood houdt hiervoor het advies van Centrum Veilig Sport Nederland (CVSN) aan. De Privacy coördinator noteert de datum van VOG-afgifte in het Ledeninformatiesysteem. De vereniging kan zo makkelijk terugvinden wanneer de vrijwilliger een nieuw VOG moet aanvragen. De Privacy coördinator checkt daarnaast voor elke vrijwilliger, vóór de start van een nieuwe seizoen, voor wie een VOG-aanvraag in gang moet worden gezet.
Aanpak
Het bestuur van HC Oranje-Rood heeft de uitvoering van het VOG-beleid ondergebracht bij de Privacy coördinator. Die valt onder de verantwoordelijkheid van de secretaris, maar voert het werk zelfstandig uit en heeft daarom ook een eigen e-mailadres van de vereniging. Voor de start van het nieuwe seizoen worden alle namen van de nieuwe trainers, coaches en managers doorgegeven aan de Ledenadministratie. De Privacy coördinator bekijkt in het Ledeninformatiesysteem of de vrijwilliger in bezit is van een geldige VOG of dat deze nog moet worden aangevraagd.
De vrijwilliger beschikt over een geldige VOG
De vrijwilliger ontvangt inloggegevens voor de HC Oranje-Rood app. Deze inloggegevens zijn onder andere nodig voor het invullen van het DWF.
De vrijwilliger beschikt nog niet over een geldige VOG
Indien de vrijwilliger niet beschikt over een geldige VOG, zet de Privacy coördinator de VOG-aanvraag in gang. De vrijwilliger ontvangt een e-mail van het Ministerie van Justitie en Veiligheid met daarin een link om de aanvraag met DigiD te activeren. Zijn er geen bijzonderheden? Dan ontvangt de vrijwilliger binnen een week de VOG per post. De vrijwilliger toont de VOG aan de Privacy coördinator. De Privacy coördinator noteert de datum van afgifte en de verloopdatum van de VOG in het Ledeninformatiesysteem. De VOG komt niet in bezit van de vereniging. De vrijwilliger mag deze zelf meenemen en bewaren. Als alle stappen zijn afgerond, ontvangt de vrijwilliger de inloggegevens voor de HC Oranje-Rood app en kan hij/zij aan de slag!
Kijk voor meer informatie over de gratis VOG op de website van het Ministerie van VWS.
