Verenigingsgegevens en onderzoek

De KNHB krijgt regelmatig vragen van verenigingen over de data die zij in het kader van onderzoek en analyse vergaart over verenigingen en leden van deze verenigingen: Voor wie zijn mijn verenigingsgegevens inzichtelijk? Anderzijds kloppen steeds vaker gemeenten of andere partijen bij de KNHB aan met het verzoek om data voor het opstellen van beleidsplannen of adviesrapporten: ‘mag ik als gemeente de data ontvangen over het aantal hockeyers in mijn gemeente?’

Gebruik persoonsgegevens/verenigingsgegevens voor onderzoek en analyse

Deze informatie is door de KNHB opgesteld om antwoord te geven op vragen van gemeenten en helder te laten zien hoe de KNHB omgaat met de vereniging-gerelateerde data waarover zij beschikking heeft.

We geven antwoord op de volgende drie vragen:

1. Waaruit bestaat de data:  over wat voor gegevens gaat het en hoe komt de KNHB aan deze gegevens?
2. Gebruik data : waarvoor gebruikt de KNHB de gegevens en op welke manier vraagt de KNHB hier toestemming voor?
3. Bewaartermijn data: hoe slaat de KNHB gegevens op en hoe lang worden deze gegevens bewaard?

1. Waaruit bestaat deze data?

Grofweg bestaat de data die de KNHB verzamelt uit twee soorten gegevens: persoonsgegevens en verenigingsgegevens. Aan deze gegevens komt de KNHB op twee verschillende manieren: uitwisseling met de leveranciers van verenigingspakketten en directe uitvraag (bijvoorbeeld door middel van een vragenlijst).

Dit leidt tot de volgende matrix:

2. Gebruik data

2.1 Intern gebruik

2.1.1 Contactgegevens
De contactgegevens van verenigingsfunctionarissen mogen te allen tijde gebruikt worden voor KNHB werkzaamheden. Het aanschrijven van deze functionarissen voor onderzoeksdoeleinden mag dus te allen tijde aangezien dit valt onder de werkzaamheden van de KNHB (zie privacystatement KNHB).

De contactgegevens die de KNHB in bezit heeft van personen die geen functionaris van een vereniging zijn, mogen ook gebruikt worden om personen te benaderen om deel te nemen aan onderzoeken/panels mits de KNHB hen de gelegenheid geeft om hiervoor uit te schrijven. (zie privacystatement KNHB).

2.1.2 Overige data
De KNHB wisselt de opgehaalde persoonsgegevens en verenigingsgegevens voor bepaalde onderzoeken uit tussen de diverse medewerkers en vrijwilligers binnen de organisatie, maar alleen voor zover dit noodzakelijk is voor hun werkzaamheden. Het betreft bij voorkeur geaggregeerde data (analyses gemaakt op basis van de onbewerkte data), zodat deze niet te herleiden zijn naar individuele verenigingen en/of personen. In sommige gevallen kan de uitwisseling echter ook de onbewerkte data bevatten. Waar mogelijk wordt deze data geanonimiseerd voordat de uitwisseling plaatsvindt*.

In alle gevallen geldt dat deze uitwisseling zorgvuldig plaatsvindt: er worden geen bestanden als bijlage via de mail verstuurd, maar dit gaat altijd in de (beveiligde) Sharepoint-omgeving.

*In geval van ‘gevoelige’ informatie (bijvoorbeeld financiële gegevens van verenigingen) zal deze afweging extra zorgvuldig gemaakt worden: is het noodzakelijk dat deze persoon deze gegevens ontvangt en op welke wijze?

2.2 Extern gebruik / Delen met derden

2.2.1 Contactgegevens
Contactgegevens van verenigingsfunctionarissen of contactgegevens van andere personen in bezit van de KNHB worden niet gedeeld met derde partijen, tenzij hier expliciet toestemming voor is gevraagd en doorgifte noodzakelijk is gelet op het doel.

De KNHB zal contactgegevens niet verkopen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden.

2.2.2 Overige data
Het doel van de verwerking van persoonsgegevens en/of verenigingsgegevens kan met zich meebrengen dat wij persoonsgegevens en/of verenigingsgegevens delen met andere organisaties. Voor zover er geen sprake is van jouw expliciete toestemming of wettelijke verplichting, gebeurt deze uitwisseling van gegevens uitsluitend op basis van de uitvoering van de overeenkomst tussen jou en de KNHB of wanneer de KNHB hiervoor een gerechtvaardigd belang heeft.

Met welke partijen worden gegevens dan gedeeld?
De KNHB onderscheidt in ieder geval twee situaties waarbij geanonimiseerde persoonsgegevens en/of verenigingsgegevens in het belang van de hockeysport en/of de sport in het algemeen worden verstrekt:

• Onderzoeken door externe partijen ten behoeve van de hockeysport en/of de sport in het algemeen (bijvoorbeeld NOC*NSF of gespecialiseerde onderzoeks- en adviesbureaus zoals Mulier Instituut of BMC);
• Beleidsvraagstukken/Adviestrajecten door externe partijen ten behoeve van de hockeysport (bijvoorbeeld gemeenten of gespecialiseerde onderzoeks- en adviesbureaus zoals BMC)

De KNHB levert in deze gevallen de gevraagde informatie aan in rapportagevorm welke altijd geanonimiseerd wordt op persoonsniveau; waar mogelijk wordt dit ook gedaan op verenigingsniveau. Er worden nooit ‘ruwe’ databestanden aangeleverd. De data wordt aangeleverd onder de volgende voorwaarden:

• Bij het gebruiken van de gevraagde informatie wordt de KNHB altijd als bron genoemd;
• De gevraagde informatie mag enkel gebruikt worden voor het specifieke doel waar het voor wordt gevraagd;
• De gevraagde informatie mag niet beschikbaar gesteld worden partijen voor commercieel gebruik;

In geval van beleidsvraagstukken en/of adviestrajecten worden de betreffende verenigingen geïnformeerd over het versturen van de informatie; toestemming wordt in algemeen opzicht gevraagd.

3. Bewaartermijn data

Meer informatie over de bewaartermijn van de data is te vinden op de website van de KNHB:  www.knhb.nl/privacyverklaring