Communicatie, sponsoring en PR
Communicatie, Sponsoring en PR zijn voor iedere organisatie belangrijk, dus ook voor een vereniging. In dit thema is allerlei handige informatie verzameld voor de verantwoordelijke(n) voor communicatie en PR en voor de sponsorcommissie van de vereniging. Je vindt hier voorbeelden van plannen, handige tips en een aantal regels waaraan een vereniging zich aan moet houden.
Communicatie
Het communicatiebeleid van de vereniging leg je vast in het communicatieplan dat de basis biedt voor alle communicatie activiteiten van de vereniging, zowel voor de interne stakeholders (bijvoorbeeld leden, vrijwilligers), als de externe stakeholders (sponsoren, media, potentiële leden, enzovoorts). De strategie die in dat plan is vastgelegd hangt nauw samen met het overige beleid van de club, bijvoorbeeld het financieel en technisch beleid. Het communicatieplan is als het ware het fundament waar de communicatie activiteiten op rusten.
Online
Waar er vroeger een papieren clubblad was, zijn dat nu (meestal) de digitale nieuwsbrief, website en social media. Wedstrijdschema’s, evenementenkalenders, het laatste nieuws, het is allemaal binnen een paar seconden online op te roepen. Een goede, duidelijke en snelle communicatie binnen en buiten je vereniging is cruciaal voor (het behoud van) je goede imago. In de downloads vind je dan ook een handig document met tips voor de redactie van jouw vereniging.
Vormgeving
Wanneer je een evenement op je vereniging organiseert, bijvoorbeeld een toernooi of een feest, dan wil je dat natuurlijk gaan promoten. Niet iedere vereniging beschikt echter over een handige vormgever die een mooie poster, flyer of ander campagnemateriaal voor je kan maken. Een handige website hiervoor is Canva. Op Canva.nl kun je zelf gemakkelijk en snel promotiemateriaal maken in de stijl van jullie club. Ook staan er standaard templates klaar die je kunt gebruiken. Binnen Canva kun je zowel een gratis als betaald account aanmaken.
Ook bieden we hockeyverenigingen nu toegang tot de gloednieuwe online tool ‘Clubdesigns‘. Hier kun je gebruik maken van tientallen ontwerpen voor posters, flyers, visuals voor social media, narrowcasting en roll-up banieren. De templates van de ontwerpen zijn zo opgebouwd dat iedere club deze op maat kan maken met eigen inhoud en uitstraling. Zo kunnen kleuren, foto’s en teksten naar wens worden ingesteld. Ook kunnen het clublogo of de logo’s van sponsoren erin verwerkt worden. Verenigingen die zelf niet over passend beeldmateriaal beschikken kunnen gebruikmaken van een bibliotheek met stockfoto’s. Hockeyverenigingen kunnen in hun verenigingssysteem (LISA of AllUnited) één of meerdere personen koppelen aan de KNHB Functie ‘Clubdesigns’. Diegene heeft na één werkdag toegang tot de tool. Op de website hockey.clubdesigns.nl kun je vervolgens inloggen met je hockey- of je verenigingsaccount. In de downloads hieronder vind je een uitgebreide handleiding om je een beetje op weg te helpen.
Evenementen
Elke vereniging organiseert jaarlijks wel een aantal evenementen voor de verschillende doelgroepen. Deze doelgroepen en insteek van die evenementen lopen sterk uiteen, van een workshop voor de businessclub, tot een hockeytoernooi voor de jeugd of een borrel om alle vrijwilligers in het zonnetje te zetten. Een goed draaiboek is daarbij het halve werk. Het document in de downloads kan je met de voorbereidingen van jouw evenement al een heel eind op weg helpen.
KNHB beeldbank
Ben je op zoek naar een professionele hockeyfoto? De KNHB beschikt over een groot foto-archief, de beeldbank. De foto’s in deze beeldbank kun je bekijken, een groot deel kun je ook bestellen. De foto’s op deze website, en via de website bestelde foto’s, mogen alleen gebruikt worden voor persoonlijk niet-commercieel gebruik.
Downloads
Sponsoring
Sponsoring neemt een belangrijke positie in binnen een vereniging. Zonder sponsoren kan een vereniging nauwelijks bestaan. Het overtuigen en binden van sponsoren aan jouw vereniging is vaak wel een flinke opgave waar veel tijd in wordt gestoken. Je voert zorgvuldige gesprekken, denkt na over wat jij als vereniging kunt bieden en wat jij van de sponsor wilt vragen. En dan ben je nog maar in de beginfase. Vervolgens komen daar nog eens contractbesprekingen achteraan, een (feestelijke) ondertekening ervan en daarna komt misschien nog wel het belangrijkste: het behoud van je sponsoren. Hieronder vind je een aantal modellen die je kunt gebruiken bij het opstellen van een sponsorcontract. Onderaan in de downloads vind je een actieplan dat je kan helpen bij het uitvoeren van jouw sponsorbeleid.
Sponsormogelijkheid via KNHB partners
Meerdere partners van de KNHB bieden sponsormogelijkheden aan hockeyverenigingen. Zo is er de Volvo Club Bonus.
Een van de hockeyverenigingen die een samenwerking is aangegaan met een Volvo-dealer is Schaerweijde. In onderstaande video is te zien hoe zij hun samenwerking vormgeven, wat dit betekent voor de vereniging en wat het hen oplevert.
Webinar ‘Sponsoring & Alternatieve geldstromen’
Om verenigingen verder te ondersteunen bij hun sponsoractiviteiten organiseerden we samen met DMHC de Graspiepers en VMHC Cartouche het webinar ‘Sponsoring & Alternatieve geldstromen’. Heb je het webinar gemist of wil je het nog eens terugzien? We hebben alle informatie én de terugkijklink op deze pagina gepubliceerd.
Downloads
Artikelen
PR
De PR-commissie zorgt voor de relatie tussen de verenigingen en publieksgroepen waarmee verenigingen te maken hebben. Doelgroepen moeten weten wat de vereniging te bieden heeft, maar binnen een vereniging moet men ook inzien hoe mensen daarbuiten over hun vereniging denken en oordelen. Dit betekent dat de PR-commissie de verschillende doelgroepen op de hoogte moet houden van wat er intern gebeurd. De pers speelt daarbij natuurlijk ook een belangrijke rol. Zorg ervoor dat je in het PR-plan je doelstellingen, doelgroepen, middelen , budgetten en activiteiten vast legt. Wees daarnaast goed voorbereid op een eventuele crisis. In de downloads vind je een document met een aantal belangrijke basisregels die je daarbij goed in het achterhoofd moet houden.
