MHV Maarssen pakt aanleg nieuwe velden slim aan
Jeroen Willem Klomps, voorzitter MHV Maarssen: ‘Vooral de voorbereiding heeft veel tijd gekost. Na het akkoord van de ALV lagen de velden er binnen 14 maanden.’
Inleiding
Een extra waterveld aanleggen, een zandveld vervangen voor een waterveld en de mat van een zandveld vernieuwen: tussen de accordering van de plannen door de ALV en de realisatie ervan zat bij MHV Maarssen in totaal een kleine 14 maanden. Inclusief de wijziging van het bestemmingsplan en de vergunningprocedure. Met dank aan een groepje enthousiastelingen, een enorme portie energie en een even slimme als doortastende aanpak. De aannemer leverde de velden precies 34 minuten voor de officiële opening op. Hoezo strakke planning? Lees hier hoe MHV Maarssen het aanpakte.
Resultaten
- Een fantastische accommodatie waarmee de club jaren vooruit kan
- Aanleg velden in 7 weken in plaats van 16-18 weken
- Gehele project afgerond binnen de tijd en binnen budget
- Ruimte voor zo’n 400 nieuwe leden
- Goede relatie met alle stakeholders (omwonenden, leden, gemeente, etc.)
Aanpak
De uitgangssituatie
MHV Maarssen ligt aan de rand van het dorp Maarssen. De club pacht de grond van de gemeente. Voor uitbreiding met een vierde veld moet het bestemmingsplan worden gewijzigd. Complicerende factor is dat het vierde veld deels overlapt met de naastgelegen manege. De manege bleek echter bereid de grond af te staan onder de voorwaarde dat de club de noodzakelijke vernieuwing van het dak van de manege zou betalen.
Politieke en ambtelijke medewerking
Essentieel voor het slagen van het project is de politieke en ambtelijke wil om mee te werken. Pas als de politiek zich aan de plannen committeert, heeft het project kans van slagen. In het voordeel van MHV Maarssen werkt dat Maarssen een echt hockeydorp is, 63% van de huishoudens heeft een link met de club. Mede hierdoor stond de plaatselijke politiek al snel open voor de plannen. Door wethouders en ambtenaren vervolgens mee te laten delen in de successen – bijvoorbeeld door ze uit te nodigen als er een mijlpaal gevierd kon worden – ontstond een prettig en constructief werkklimaat.
Technisch en logistiek onderzoek
Nadat de politiek haar committent had uitgesproken, is in 2013 op kosten van de gemeente (30.000 euro) door alle betrokken partijen (bijlage sheet 5) een technisch en logistiek onderzoek uitgevoerd. Op basis hiervan zijn alle betrokkenen in het voorjaar van 2014 akkoord gegaan met de locatie en logistiek.
Uitwerking van 2 financiële scenario’s
Hoewel MHV Maarssen financieel gezond is, kon de club de hele operatie niet volledig uit eigen middelen betalen. De projectgroep heeft 2 scenario’s uitgewerkt: een worst case scenario en een positievere inschatting (zie sheet 8 en 9 PowerPoint). Bij beide scenario’s bleef de club financieel gezond. De scenario’s zijn aan de ALV gepresenteerd en geaccordeerd. De uiteindelijke financiering zag er als volgt uit:
- €275.000 eigen vermogen club
- Verhoging contributie met €25
- €70.000 bijeengebracht door ledenacties en ‘Walk of Fame’
- Lening ABN/AMRO €1.000.000 voor 10 jaar tegen 2,4%.
- 50% garantie Gemeentelijk waarborgfonds en 50% garantie Sportfonds
- Subsidie gemeente ter hoogte van 1/3 kosten aanleg nieuw veld
Proces na goedkeuring door de ALV
Na accordering door de ALV zijn alle werkzaamheden binnen 14 maanden (en binnen budget!) afgerond. Niet alleen dankzij een strak draaiboek, maar ook vanwege een soms onorthodoxe aanpak. Hieronder lees je er meer over.
Tip: zet Sportfonds, Gemeentelijk waarborgfonds en kredietverstrekker bij elkaar
Het rentepercentage op een lening is een stuk lager (2,4% i.p.v. 3,6%) als het Sportfonds en het Gemeentelijk waarborgfonds de lening voor 100% garanderen. Probleem is echter dat iedereen op elkaar gaat zitten wachten. Om de zaak te versnellen heeft MHV Maarssen de drie partijen gezamenlijk aan tafel gezet. Hierdoor was de zaak snel beklonken.
Tip: voorkom bezwarenprocedure
Voor de aanleg van de velden is een omgevingsvergunning nodig die door bezwaar- en beroepsmogelijkheden behoorlijk kan worden vertraagd. Om dit te ondervangen heeft de club alle stakeholders uit de buurt uitgenodigd eventuele bezwaren vooraf in te dienen. Nog voor de vergunning werd opgesteld heeft de club voor alle bezwaren een oplossing gevonden die op de goedkeuring van de potentiële bezwaarmakers kon rekenen. Zij hebben vervolgens een contract ondertekend waarin is vastgelegd dat zij verder geen gebruik maken van de bezwaarprocedure. Uiteindelijk is de vergunning zonder bezwaartraject verleend.
Tip: fixed fee aannemer voorkomt kosten meerwerk
Bij grote (bouw)projecten is er altijd het gevaar van extra kosten door meerwerk. Om dit te ondervangen heeft MHV Maarssen de aannemer op basis van een globaal bestek een offerte laten uitbrengen. Zo verleg je de verantwoordelijkheid voor de precieze invulling van het bestek naar de aannemer, en kan hij een hele goede inschatting maken van de totale klus en de daaraan verbonden kosten. Hierdoor was hij bereid akkoord te gaan met een fixed fee. Ook gaf Maarssen in een vroeg stadium aan dat de offerte niet alleen goed moest zijn voor de club, ook de aannemer zelf moest er een normale winst aan overhouden. Resultaat: een scherpe offerte waar alle partijen mee uit de voeten konden en geen kosten voor meerwerk achteraf.
Wel of niet aanbesteden?
De gemeente is eigenaar van de grond, MHV Maarssen is eigenaar van de opstallen, waaronder de (nieuwe) velden. Als een sportvereniging optreedt als opdrachtgever moet altijd onderzocht worden of de vereniging een aanbestedende dienst is of – als dat niet het geval is – of de opdracht alsnog, bijvoorbeeld vanwege de financiering ervan door de gemeente en de aan de uitvoering van de opdracht door de gemeente te stellen eisen, een aanbestedingsplichtige opdracht is. In het geval van MHV Maarssen hoefde de club gelukkig geen aanbesteding uit te schrijven.
NB. Meer over de aanbestedingsregels in de bijlage.
Tip: laat gemeente de omgevingsvergunning aanvragen
Zowel de eigenaar van de opstal (de club) als de eigenaar van de grond (gemeente) kunnen een omgevingsvergunning aanvragen. De club heeft de gemeente bereid gevonden de vergunning aan te vragen. Het scheelt duizenden euro’s aan leges en eventuele planschade is voor de vergunningaanvrager.
Tip: €20.000 klinkt een stuk meer dan €1,40
Bij keuze kunstgras stonden de kwaliteit van de mat en de speltechnische mogelijkheden centraal. Een groepje spelers is bij clubs in de omgeving de verschillende matten gaan keuren. Hierna zijn twee offertes uitgebracht. De gekozen watervelden – Greenfields TX watervelden – waren uiteindelijk per veld 20.000 euro duurder dan de concurrent, maar speltechnisch en qua uitstraling (WK-velden!) beter. €20.000 lijkt heel wat, maar door dit bedrag te vertalen naar extra kosten per lid per jaar over de afschrijvingsperiode (€1,40), ging iedereen snel akkoord.
Meer weten? Neem contact op met Jeroen Willem Klomps, e-mail: voorzitter@mhvmaarssen.nl.
Volg ons op Twitter: @mhvmaarssen
